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Die Software im Notariat

Urkunden

Der Bildschirm für die Pflege (Neuanlage und Änderung) der Urkunden ist vertikal geteilt.
Im linken Teil werden in Baumstruktur in oberster Ebene alle Notare des Notariats gezeigt. Mit einem Klick auf das Notarkürzel werden die Urkundenrollen jahrweise aufgeblättert. Mit einem weiteren Klick auf ein Jahr werden die Urkunden dieses Jahres absteigend (mit der letzten beginnend) im selben Fenster in Kurzform (Urkunden-Nr., -Datum und -Gegenstand) eingespielt.

Die Urkundenrolle für ein Jahr bzw. Folgejahr wird im Programm: 'Dateien anlegen' bereitgestellt.

Im rechten Teil (Details der einzelnen Urkunde) ist die letzte Urkunde eingeblendet.

Im linken Teil werden nun die zuletzt eingetragenen Urkunden gezeigt. Mit unten stehenden Funktionen kann jeweils um 100 Urkunden vor- oder zurückgeblättert werden oder auf die ersten bzw. letzten Urkunden verzweigt werden. Weiter kann zurück auf die Baumstruktur verzweigt werden.
Mit Klick auf eine Urkunden-Nr. wird diese in das rechte Fenster mit allen Details übernommen.
Im rechten Teil kann eine Urkunds-Nr. direkt eingegeben und angezeigt, oder vor- und zurückgeblättert werden.

Bildschirm: Urkunden

Die Urkunde wird mit ihrem gesamten Inhalt angezeigt.
Die Information zur Abrechnung kann in einem zusätzlichen Fenster dargestellt werden, in dem Rechnungs-Nr. gezeigt wird, sofern die Urkunde abgerechnet worden ist.
Ist die Urkunde bar beglichen und somit nicht mehr via 'Kostenrechnung' abzurechnen, kann hier das Datum der Barzahlung eingetragen werden. Diese Fälle erkennt man am an der fehlenden Rechnungs-Nr. iVm dem eingetragenen Datum.

Im Mittelteil sind die Parameter 'Kategorie' und 'Gegenstand' aus dem Basisparameter eingespielt.
Per Klick auf einen Eintrag wird dieser in die entsprechende Rubrik übernommen. Es kann aber auch eine direkte Eingabe in den Feldern erfolgen.

Die Urkunden-Nr. wird bei der Neuanlage vom System fortlaufend vergeben. Bei einer Vorlage braucht hier keine Eingabe erfolgen, eine ev. Vorgabe wird mit der vom System vergebenen überschrieben. Im Anzeigemodus dagegen kann auf eine Vorgabe lesend zugegriffen werden.

Bei der Neuanlage kann so verfahren werden, dass eine bestehende Urkunde entsprechend der Belange der neuen Urkunde abgeändert und als neue Urkunde gespeichert wird.
Nach der Neuanlage werden die Beteiligten zugeordnet, indem der Suchname vorgegeben und via Suchfunktion (F3) oder Blätterfunktion (F4-F6) auf den Mandantenstamm zugegriffen wird.
Die Daten der Beteiligten werden mit aktuellem Namen und Anschrift in die Urkundenrolle übernommen und mit diesen Daten "konserviert". Spätere Änderungen im Mandantenstamm haben keine Auswirkungen auf die Mandantendaten zum Zeitpunkt der Zuordnung zur Urkunde.

Andere Daten können später (solange bis die 'Urkundenrolle gesperrt' ist) geändert oder ergänzt werden. So wird z. B. eine Urkunde über ein Grundstücksgeschäft später um die Massen-Nr. ergänzt.

Sowohl bei der Neuanlage als auch der Änderung erfolgt eine formale Prüfung der Eingaben. Fehlerhafte Eingaben werden mit einer entsprechenden Meldung zurückgewiesen. Ergibt die Prüfung keine Beanstandung, so wird eine Urkunde geändert bzw. neu eingetragen.
Bei der Neuanlage wird die Übersicht im linken Bildschirm aktualisiert.

Die Änderungen 17 DONot v. 18. März 2005 sind folgendermaßen realisiert:
Eine Urkunde muss spätestens 2 Wochen nach Erstellung in die Urkundenrolle übernommen und ausgedruckt sein.
Beim Ändern einer Urkunde wird daher geprüft, ob die Urkunde bereits in der gedruckten Urkundenrolle enthalten ist. Wenn ja, wird der aktuelle Stand der Urkunde zwischengespeichert. Nun kann die Urkunde - ggf. mehrfach - solange geändert werden, bis eine andere Urkunde angewählt oder das Programm verlassen wird. Dann wird geprüft, ob der aktuelle Stand mit dem der Zwischenspeicherung identisch ist. Wenn nicht, erfolgt die Übernahme in das Archiv. Dabei wird die letzte vergebene Urkunde (U-x) festgehalten. Bis zu 99 Änderungen je Urkunde sind möglich. Im Protokoll zur Urkundenrolle erfolgt ein Eintrag, welche Urkunde geändert und wo die Änderungen ausgegeben worden sind. In der Urkundenrolle ist - selbst beim Wiederholungsdruck - die Urkunde zunächst im ursprünglichen dann mit geändertem Stand enthalten.

Eine Urkunde kann als xml-Datei für die Weiterbearbeitung in xNotar der NotarNet GmbH exportiert werden. Voraussetzung ist ein gültiger Verweis auf den Programmordner von xNotar in der Konfigurationsdatei (siehe 'Lizenz'). Die Firma, der die HR-Anmeldung gilt, muss als erste Beteiligte zur Urkunde eingetragen sein. Sofern das Feld HR-Nummer im Mandantenstamm nicht belegt ist, wird als Mitteilungsart eine Neugründung angenommen. Alle weiteren Beteiligten werden unter der xNotar-Rubrik Beteiligung aufgelistet. Die exportierte Datei wird unter dem Namen Akte-Urkunde, beispielsweise "HR4711-01234.MM.07.xml" direkt in den Ordner: ElRv\NotarIn\xNotar\HR gestellt und kann in xNotar weiterverarbeitet werden.

Soweit für Auswertungen ein Layout vorgegeben ist, wird es verwendet:

  • Urkundenrolle,
  • Namensverzeichnis Urkunden,
  • Übersicht Urkundsgeschäfte.
  • Darüber hinaus gibt es weitere wie:

  • nicht berechnete Urkunden,
  • Statistik.