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Die Software im Notariat

Kostenrechnung, Depotabrechnung und Rechnungskontrolle

Die Leistungen des Notars werden gemäß Kostenordnung (KostO) bzw. Gerechts-und Notarkostengesetz (GNotKG) in der Kostenrechnung abgerechnet, die Anderkonten in der Depotabrechnung. Ist die Rechnungstellung erfolgt, kann der Rechnungsverlauf (Zahlungen und Mahnungen) in der Rechnungskontrolle verfolgt werden.

Kostenrechnung

Die Abrechnung erfolgt in mehreren Schritten:

  • Auswahl des rechnungsstellenden Notars
  • ,
  • Auswahl des Mandanten bzw. mehrerer Mandanten (Mandanten-Splitting),
  • Auswahl der Urkunde bzw. Urkunden (Urkunden-Splitting),
  • Ermittlung der Gebühr je Urkunde, soweit nicht in der Kostenberechnung erfolgt,
  • ggf. Verrechnung von Auslagen und
  • ev. a-cto-Hebegebühren.
  • Rechnungskopf

    Im Rechnungskopf der Kostenrechnung werden Notar (Rechnungssteller), Mandant(en) (Rechnungsempfänger) und Urkunde(n) (Rechnungsgegenstand) zur Abrechnung ausgewählt.

    Bildschirm: Kostenrechnung

    Zunächst wird der Notar (Rubrik "Rechnung") ausgewählt, der die Kostenrechnung ausstellt.

    Ist der Rechnungsempfänger ein einzelner Mandant, wird dieser über das Feld 'Mandant' ausgewählt. Dazu reicht es, den Suchnamen bzw. einen Teil davon vorzugeben und: via

      (F3)  auf das Suchprogramm Mandanten,
      (F4)auf den vorherigen,
      (F5)auf den nächsten oder
      (F6)auf exakt diesen Mandanten
    zuzugreifen.

    Zum Rechnungsempfänger kann in gleicher Weise ein weiterer Mandant gewählt werden, zu dessen Händen die Rechnung geht.

    Soll die Rechnung an mehrere Mandanten gehen, muss das Auswahlfeld 'Mandanten' (Rubrik "Splitting") belegt werden. Dann wird auf den Bildschirm 'Mandantensplitting' verzweigt.

    Nach Bestimmung des/der Mandanten muss eine oder mehrere Urkunden (Rubrik 'Urkunden') zur Abrechnung gewählt werden.

    Eine Urkunde wird in der Form: Notar/Urkunden-Nr./Jahr identifiziert. Kommen mehrere Urkunden zur Abrechnung, muss das Auswahlfeld 'Urkunden' belegt werden. Dann wird auf den Bildschirm 'Urkundensplitting' verzweigt.
    Analog zur Mandantensuche kann auf Urkunden via Symbol bzw. Funktionstaste zugegriffen werden via:

      (F7)auf exakt diese Urkunde,
      (F8)auf die vorherige oder
      (F9)auf die nächste nicht abgerechnete Urkunde.

    Ist die Urkunde bereits abgerechnet, wird per Meldung unter Bezugsnahme auf die Rechnung darauf hingewiesen. Solange damit kein Eintrag in der Jahresliste (Besonderheit in Hamburg) verbunden ist, kann eine Urkunde mehrfach abgerechnet werden. Ebenso ist es möglich, eine sogenannte Nuller-Urkunde (noch nicht eingetragene Urkunde) abzurechnen.

    Eine Sonderform des Splittings ist das Splitten mehrerer Urkunden auf mehrere Rechnungen durch Belegen der Auswahl 'Urkunden/Rg'n'. Dazu werden mehrere Urkunden zu einem Mandanten wie beim normalen Urkundensplitting erfasst. Im Zuge der Rechnungserstellung wird jedoch je Urkunde eine eigene Rechnung ausgegeben.

    Aus der ersten Urkunde wird die dort gespeicherte Akte in das Feld 'Akte' übernommen.

    Vervollständigt wird der Bildschirm mit Angaben zum Sachbearbeiter und Durchwahl.

    Sind alle notwendigen Eingaben getätigt und verifiziert, werden im Folgebildschirm die Gebühren je Urkunde erfasst.

    Mandantensplitting

    Ist mehr als ein Rechnungsempfänger vorgesehen, kann die Rechnung auf bis zu 250 Mandanten prozentual gesplittet werden.

    Bildschirm: Mandantensplitting

    Die Auswahl der Mandanten erfolgt wie im Rechnungskopf durch Vorgabe des Suchnamens und Anklicken der entsprechenden Symbole bzw. Betätigen der Funktionstasten.
    Zu einem Mandanten kann auch hier die "z. Hd."-Eigenschaft durch Anwahl eines weiteren Mandaten genutzt werden.

    Zu den einzelnen Mandanten muss der Anteil an der Rechnung in Prozenten angegeben werden. Der Prozentsatz für einen Mandanten hat 2 Vor- und 5 Nachkommastellen. Somit lassen sich 1/10.000-Anteile erfassen.
    Unterbleibt die Prozentangabe bei der Übernahme eines Mandanten in die Splittingtabelle, so muss vor Verlassen des Programmteils via Symbol eine lineare oder prozentuale Prozentverteilung erfolgen. Bei der linearen Verteilung wird jeder Mandant mit gleichem Anteil bedacht. Bei der prozentualen Verteilung wird versucht, die Anteile an die Vorgaben anzupassen. Das Ergebnis muss immer 100 % betragen. Abweichungen werden dem letzten Mandanten zugeordnet. Sind beispielsweise drei Mandanten mit jeweils 1/3 vorhanden, so werden die ersten beiden mit 33,33% und der letzte mit 33.34% abgerechnet.

    Nachdem alle Mandanten in die Tabelle eingetragen sind, kann der Bildschirm verlassen werden, um zum Rechnungskopf zurückzukehren.

    Urkundensplitting

    Sollen mehrere Urkunden in einer Kostenrechnung abgerechnet werden, so müssen diese in die Splittingtabelle "Urkunden"ostenrechnung eingetragen werden.

    Bildschirm: Urkundensplitting

    Bis zu 250 Urkunden je Kostenrechnung können abgerechnet werden.

    Die Auswahl der Urkunden erfolgt analog der Auswahl im Rechnungskopf. Zunächst ist Notar und Jahr der Urkundenrolle, dann die Urkunde(n) auszuwählen. Das kann eine einzelne Urkunde oder eine Reihe von.../bis.. sein. Auch ist es möglich, Urkunden anderer Notare der Sozietät abzurechnen.

    Ist eine Urkunde bereits abgerechnet, wird in einer Meldung unter Angabe der Rechnung je Urkunde darauf hingewiesen. Eine erneute Abrechnung ist dennoch möglich, so weit kein Eintrag in die Jahresliste (nur in Hamburg) damit verbunden war.

    Die Reihenfolge der Urkunden wird durch die Position (lfd. Nr. in der Tabelle) bestimmt.

    Sind alle gewünschten Urkunden erfasst, wird der Bildschirm verlassen, um zum Rechnungskopf zurückzukehren.

    Gebühren

    Nachdem die Rechnungskopfdaten (Aussteller, Empfänger und Gegenstand) bestimmt sind, werden die Gebühren je Urkunde ermittelt.

    Nach dem Bildschirmaufbau werden die Daten - so weit vorhanden - der Urkunde bzw. ersten Urkunde der Splittingtabelle übernommen.
    Oben links wird die Urkunden-Nr. und in das Textfeld in der Mitte des Bildschirms der Gegenstand der Urkunde angezeigt. Rechts ist die Rechnungs-Nr. eingeblendet, die bei einer neuen Rechnung = null ist.
    Der Mittelteil des Bildschirms ist für die Erfassung der Gebühren vorgesehen.

    Sind Daten zu dieser Urkunde aus der Kostenberechnung vorhanden, werden diese hier eingespielt. Ansonsten ist der Abrechnungsteil leer bis auf die erste Gebührenspalte, die mit der Eintragung aus dem Parameter Meldungen unter Pogramm-Nr. 3310 und lfd. Nr. 0001 vorbelegt werden kann.

    Bildschirm: Gebühren

    Sind Text, Paragraph(en) der Kostenordnung und Bemessungsgrundlage erfasst, kann via Betätigen des Symbols "grüne Ampel" die Gebühr geprüft und errechnet werden.
    Bevor die Gesamtsumme gebildet wird, erfolgt die Berechnung Mehrwertsteuer aus MwSt-Schlüssel iVm. dem Datum der Urkunde.

    Dieser Vorgang wiederholt sich für alle Urkunden, die zur Abrechnung ausgewählt sind. Danach erfolgt nach Betätigen des Symbols "Drucken" zunächst eine formale und inhaltliche Prüfung der Daten zu jeder Urkunde. Fehler werden angezeigt. Sonst erfolgt die Übernahme in die Rechnungsdatei (die Vergabe der Rechnungs-Nr. erfolgt durch das System) und die Ausfertigung der Rechnung(en).

    Hinweis: Bei der Berechnung mehrerer Urkunden kann es zu einer Differenz zwischen der Abrechnung der einzelnen Urkunden und der Gesamtsumme kommen. Angenommen, es werden drei Urkunden mit jeweils einer Gebühr über 11,11 berechnet, so ergibt sich je Urkunde bei einem Steuersatz von 16 % eine MwSt. über 1,78 und gesamt 12.89 . Die Gesamtsumme beträgt 3 * 12,89 = 38.67 . Wird aus diesem Gesamtbetrag nun die MwSt. rausgerechnet, so ergibt das 38,68 ./. 1,16 = 33,34, also -,01 Cent mehr als die Summe der Nettobeträge. Der MwSt.-Betrag verringert sich entsprechend:

    einzelngesamt
    netto:33,3333,34
    Steuer: 5,34 5,33
    gesamt:38,6738,67
    Ausgegeben werden unter "gesamt" die neu errechneten Beträge der rechten Spalte!

    Rechnungsdruck

    Der Rechnungsdruck selbst erfolgt anhand von Vorlagen, die im Unterverzeichnis "Vorlagen" unterhalb der Print-Library als Textdateien verwaltet werden:

  • RgKopf.txt - Rechnungskopf mit Anschrift, Rg-Nr., Datum der Rechnung etc.,
  • RgUrku.txt - wie eine Urkunde in der Rechnung erscheint,
  • RgHebe.txt - wie die Hebegebühren (a'cto.) dargestellt werden,
  • RgSeiW.txt - Information bei Seitenwechsel (Folgeseiten) und
  • RgFuss.txt.- wie eine Rechnung endet.
  • In diesen Vorlagen wird mit Platzhaltern gearbeitet, die eine flexible Rechnungsgestaltung ermöglichen.

    Nach Abschluss der Fakturierung wird auf den Bildschirm Rechnungskopf zurückverzweigt. Dabei wird die zuletzt vergebene Rechnungs-Nr. unten links angezeigt.

     

    Hebegebühren a'cto.

    Mandanten erhalten beim Wohneigentum zunächst eine Kostenrechnung über den Vertragsabschluss. Erfolgt die Abwicklung über ein Notaranderkonto, werden die Hebegebühren viel später berechnet. Das führt in der Praxis oft zu Unverständnis. Daher wurde der Weg der Vorauszahlung gewählt.

    Bildschirm: Hebegebühren a' cto.

    Aus dem Kaufvertrag geht meistens hervor, in welcher Form die Abwicklung erfolgt. So kann dieser Weg vorweggenommen werden. Bis zu sieben Einträge können a'cto. abgerechnet werden. Die Gebührenspalte wird mit der Eintragung aus dem Parameter Meldungen unter Pogramm-Nr. 3310 und lfd. Nr. 0002 vorbelegt.

    Beim Verlassen des Bildschirms müssen die Hebegebühren zu einer Urkunde gespeichert werden.

    Auslagen

    Ist im Bildschirm Gebühren das Auswahlfeld Auslagen angekreuzt, wird auf diesen Bildschirm verzweigt.

    Bildschirm: Auslagen

    Alle Auslagen zu einer Akte sind hier gelistet. Durch Markieren einer/mehrerer Positionen werden diese in den Abrechungsteil der jeweiligen Urkunde übernommen. Dabei wird unterschieden, ob die Auslage vorsteuerberechtigt war oder nicht. Ohne Vorsteuer-Schlüssel wird die Auslage unter 'steuerfreien Auslagen' aufgeführt. Die entsprechende Gebührenspalte wird mit der Eintragung aus dem Parameter Meldungen unter Pogramm-Nr. 3310 und lfd. Nr. 0003 vorbelegt.

    Depotabrechnung

    Bei Programmstart wird das lfd. Jahr und der Notar vorgeschlagen, der demjenigen über die Benutzerberechtigung zugeordnet ist, der das Programm aufruft. Sind Massen vorhanden, werden die Daten der letzten Masse (Akte und Anschrift des ersten Käufers) übernommen.

    Rechnungskopf

    Bildschirm: Depotabrechnung

    Das abzurechnende Anderkonto wird im Format: Masse/Notar/Jahr gewählt. Es kann eine Masse-Nr. direkt eingegeben oder via Funktionstasten oder Anklicken der Symbole darauf zugegriffen bzw. vor- und rückwärts geblättert werden.

    Beim direkten Zugriff wird jede Masse angezeigt, beim Blättern nur die nicht abgerechneten. Zur Masse werden die Daten des Käufers (erster Käufer aus der Tabelle Käufer/Verkäufer im Anderkonto) in die Anschriftsfelder eingespeist. Ebenso die Akte.

    Soll die Rechnung auf mehrere Mandanten aufgeteilt werden, so ist in der Rubrik 'Splitting' das Feld 'Mandanten' anzukreuzen. Dann verzweigt das System auf den Bildschirm Mandantensplitting.

    Ist die abzurechnende Masse gewählt, wird auf den Bildschirm Hebegebühren zur Abrechnung des Anderkontos verzweigt.

    Hebegebühren

    Nach Auswahl einer Masse werden die Auszahlungen eingespielt. Alle anderen Positionen (Einnahmen, Zinsen, Gebühren etc.) bleiben unberücksichtigt.

    Die Auszahlungen sind im Mittelteil des Bildschirms auf der linken Seite dargestellt. Der rechte Teil (Abrechnung) ist zunächst leer.

    Bildschirm: Hebegebühren

    Nach dem Bildschirmaufbau werden die Daten - so weit vorhanden - der Masse übernommen.
    Oben links wird die Massen-Nr. und in das Textfeld in der Mitte des Bildschirms der Gegenstand der Masse angezeigt. Rechts ist die Rechnungs-Nr. eingeblendet, die bei einer neuen Rechnung = null ist.
    Der Mittelteil des Bildschirms ist unterteilt:

  • links die Auszahlungen und
  • rechts der Abrechnungsteil für die Gebühren.
  • Die Gebühren für abgerechnete Positionen werden im mittleren Teil des Bildschirms auf der rechten Seite abgestellt. Unten rechts wird der errechnete MwSt-Betrag sowie Gesamtbetrag angezeigt.

    Einzelne Positionen können von der Berechnung ausgenommen, im Betrag geändert oder zu einer Position zusammengefasst werden.
    Um eine Position zu bearbeiten, muss diese selektiert werden. Dazu muss das 'Kästchen' links vor einer Position mit einem Haken versehen und anschließend eine der folgenden Funktionen betätigt werden:

    SymbolFunktionBedeutung
    Positionen gruppieren2-n Positionen können zu einer Auszahlung unter einer 'lfd. Nr.' zusammengefasst werden.
    Auszahlungsbetrag ändernDen Betrag zu 1-n Positionen gemäß Vorgabe im Feld 'Betrag' ändern.
    Positionen löschen2-n Positionen von der Berechnung ausnehmen (Feld 'lfd. Nr.' = 999)
    reset Auszahlungenden ursprünglichen Zustand wiederherstellen.

    Sind alle Auszahlungen wie gewünscht gruppiert, erfolgt die Abrechnung des Anderkontos.

    Die errechneten Gebühren sind im mittleren Bildschirmteil rechts dargestellt. Die Gebühren errechnen sich anhand der Tabellen Hebegebühren.

    Die Berechnung unterscheidet zwei Hauptfälle:

  • Abrechnung der Auszahlungen und
  • Mehrkosten.
  • Beide können nebeneinander gerechnet werden. Ist das Feld 'Mehrkosten' (oben rechts) nicht angekreuzt, handelt es sich um die normale Abrechnung des Anderkontos. Ist es mit einem Häkchen versehen, so muss in den darunterliegenden Feldern entschieden werden, ob diese dem Käufer und Verkäufer zugeordnet werden. Mehrkosten entstehen durch das Gruppieren von Auszahlungen zu einer Position. Sie bilden den Betragsunterschied, der sich aus der Differenz der Gebühr einer gruppierten Position zur Summe der Einzelgebühren ergibt.

    Werden Mehrkosten abgerechnet, so werden zwei Depotabrechnungen generiert.

    Zusätzlich können Auslagen verrechnet werden. Dazu muss das Feld 'Auslagen' (oben links) angekreuzt sein. Dieser Programmteil entspricht der Kostenrechnung.

    Nach Betätigen des Symbols "Drucken" erfolgt eine formale und inhaltliche Prüfung der Daten. Fehler werden angezeigt. Sonst erfolgt die Übernahme in die Rechnungsdatei (die Vergabe der Rechnungs-Nr. erfolgt durch das System) und die Ausfertigung der Rechnung(en).

    Der Rechnungsdruck selbst erfolgt anhand von Vorlagen, die im Unterverzeichnis "Vorlagen" (Print-Library) als Textdateien verwaltet werden:

  • RgKopf.txt - Rechnungskopf mit Anschrift, Rg-Nr., Datum der Rechnung etc.,
  • RgHebe.txt - wie die Hebegebühren (a'cto.) dargestellt werden,
  • RgSeiW.txt - Information bei Seitenwechsel (Folgeseiten) und
  • RgFuss.txt.- wie eine Rechnung endet.
  • Nach Abschluss der Fakturierung wird auf den Bildschirm Rechnungskopf zurückverzweigt. Dabei wird die zuletzt vergebene Rechnungs-Nr. unten links angezeigt.

    Mandantensplitting

    Ist mehr als ein Rechnungsempfänger vorgesehen, kann die Rechnung (wie in der Kostenrechnung) auf bis zu 32 Mandanten prozentual gesplittet werden.

    Bildschirm: Mandantensplitting

    Im Unterschied zur Kostenrechnung muss zusätzlich festgelegt werden, ob es sich um einen Käufer oder Verkäufer handelt. Wird ein Mandant als Verkäufer eingetragen, werden ihm die Mehrkosten automatisch berechnet.

    Rechnungskontrolle

    Die Rechnungskontrolle zeigt Informationen zu den Rechnungen wie Rechnungsempfänger, -datum, -betrag, Zahlungs- und Mahnstatus, welche Urkunde(n)/Masse abgerechnet wurde(n), die Aufteilung auf Mandanten, oder ob storniert wurde.

    Eine Rechnung kann storniert und/oder um eine Bemerkung ergänzt werden. Die Mahnstufen können herauf- oder herabgesetzt werden.

    Zuerst muss der Notar anhand des Kürzels aus der Listbox gewählt werden. Danach werden die Daten der letzten Rechnung dieses Notars eingespielt.

    Bildschirm: Rechnungskontrolle

    Im oberen Teil ist auf der linken Seite neben der Rechnungs-Nr. die zugeordnete Akte, der Gesamtbetrag, der MwSt-Prozentsatz, Informationen zum Splitting, die FiBu-Übergabe zu sehen.

    Rechts wird der Mandantenname zur Rechnung mit Kurznamen, Name_1 und Name_2 gezeigt.

    Unter dem Mandatennamen kann via Urkunde bzw. Masse auf eine Rechnung zugegriffen werden, indem Urkunden-/Massen-Nr., das Notarkürzel und Jahr vorgegeben werden und das Symbol "Suche" betätigt wird. Ist die Urkunde bzw. Masse berechnet, wird die zugehörige Rechnung eingespielt. Die Vorgaben werden dann gelöscht. Ist die Vorgabe keiner Rechnung zugeordnet, bleibt die Vorgabe erhalten.

    In der Mitte kann eine Bemerkung erfasst werden, beispielsweise der Grund einer Stornierung.
    Darüber - so weit vorhanden - die Jahreslisten-Nr. sowie das Datum, zu dem frühestens zu mahnen ist.

    Der untere Bildschirmteil ist dreigeteilt:

  • links die Mandanten mit den Rechnungs-Nr'n. und Teilbetrag in dieser Splitt-Rechnung,
  • in der Mitte die Rechnungspositionen mit Urkunden und Gebühren,
  • rechts die Zahlungs- und Mahndaten.